Wg Antoniego Sułka (1990): "Określenie <dane urzędowe> może się wydać niezbyt precyzyjne, gdyż instytucje produkujące te dane nie zawsze nazywają się urzędami. Bardziej precyzyjna nazwa <dane instytucjonalne> nie brzmi jednak dobrze, a co więcej, nawet w instytucjach nie nazywających się urzędami, takich jak wojsko czy kościół, prowadzenie dokumentacji jest czynnością urzędową, żeby nie powiedzieć urzędniczą. (...) Dla porządku wspomnę także o określeniu  <dane oficjalne>. Choć officium to tyle co urząd, to nazwa  <dane oficjalne> wnosiłaby  niepożądane skojarzenia (<oficjalna wersja>, <oficjalne stanowisko>). Użyta w odniesieniu do danych urzędowych sugerowałaby, że są one z natury rzeczy skażone deformacjami - lepiej tego nie przesądzać. Co więcej, odróżniając określenia <dane urzędowe> i <dane oficjalne> uzyskuję możliwość mówienia o oficjalnych i nieoficjalnych danych urzędowych bez obawy popełnienia błędu pleonazmu w pierwszym a oksymoronu - w drugim wypadku. (...)

1. Istotna część danych urzędowych powstaje w instytucjach wyspecjalizowanych w ich zbieraniu, takich jak urzędy statystyczne czy urzędy stanu cywilnego. (...) Równie poważna część danych urzędowych powstaje w instytucjach o zasadniczo innych zadaniach, takich jak administracja państwowa, kościoły i fabryki, szkoły służba zdrowia, sądy, policja, wojsko itp. Dane owe mogą także charakteryzować  samą działalność instytucji. Przykładem statystyki więzienne (...) to, czy dane urzędowe są produktem wyspecjalizowanym agencji dokumentacyjnych czy też produktem ubocznym innych instytucji ma znaczenie dla jakości tych danych oraz dla ich dostępności.

2. Dane urzędowe różnią się  na wymiarze dynamiki. Jedne są wynikiem ciągłej rejestracji zdarzeń (...) Inne stanowią zapis wydarzeń pojawiających się w określonym rytmie (...) Jeszcze inne są zapisem wydarzeń wprawdzie powtarzających się, ale w sposób nieregularny (...) ich zbieranie i interpretacja rodzi właściwe temu rodzajowi danych problemy: problem dopasowania momentów obserwacji do momentów istotnych ze względu na przebieg badanych procesów oraz problem porównywalności miar i wskaźników zjawisk rozciągniętych w czasie.(...)

3. Dane urzędowe dotyczą  różnych poziomów analizy socjologicznej, w uproszczeniu - zarówno poziomu indywidualnego, jak i grupowego, przy czym indywiduum to niekoniecznie jednostka ludzka - to ogólnie, elementy zbiorowości (...).

4. Dane urzędowe to najczęściej dane <obiektywne>. Rejestrują one zachowania (np. pójście do kościoła (...)), łatwo rozpoznawalne atrybuty( np. wysokość ciała dorastającego młodzieńca, pochodzenie społeczne studenta (...)), a niekiedy również dyspozycje (np. umiejętność czytania i pisania).  Dane urzędowe tylko wyjątkowo rejestrują stany świadomości i ogólniej, stany psychiczne; do takich wyjątków należą wyniki wyborów (...) Jednakże na podstawiewielu tych <obiektywnych> danych można wnioskować o subiektywnych stanach rzeczy i dla tych w istocie celów się je analizuje. (...)

5. Bardzo szczególnym rodzajem  materiałów urządowychsą akty normatywne: przepisy prawne, regulaminy, statuty, reguły, wytyczne itd.  Zakreślają one normatywne ramy życia społecznego. (...) Wiedza zawarta w tych  materiałach nie może być ani prawdziwa, ani fałszywa, ponieważ ma charakter normatywny, normy te mogą być natomiast przestrzegane lub nie."